KEP, en kısa anlatımıyla iadeli taahhütlü gönderi gibi deliller üreten, kullanım için e-İmza gerektiren ve yasal geçerliliği olan güvenilir elektronik posta olarak tanımlanıyor. 

Resmi yazışmalar ya da sözleşmeler gibi birçok resmi evrak akışını dijital ortamda güvenli ve hızlı şekilde sağlayan sisteme KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adı veriliyor. KEP, her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımlarını gönderilen biçimde koruyor, alıcının kim olduğunu kesin olarak tespit ediyor, içeriğin kesinlikle değişmemesini sağlayarak yasal geçerli ve güvenli, kesin delil haline getiriyor.

KEP kullanan kurumların ya da şahısların iş veya kamu ile yazışmalarını yürütmek için fiziki bir adrese ihtiyacı olmuyor. Olması gereken sadece KEP adresi ve internet.

KEP ile; her türlü bildirim, başvuru, dilekçe, ticari taraflar arasında yapılan yazışmalar, ihale, sözleşme evraklarının paylaşımı, şirket beyannameleri, fatura, hesap özeti, bordro, teklif, ihtar, ihbar, ödeme talimatı gibi gönderiler elektronik ortamda güvenle gerçekleştiriliyor.

Yani iş akışında yer alan tüm bu değerli evraklar herhangi bir banka şubesi, noter ya da adliyeye gitmeden elektronik ortamda temin edilip işlem yapılabiliyor.